Het bijhouden en bewaren van je administratie is een belangrijk onderdeel van een goed financieel beheer. Daarnaast zijn er wettelijke bepalingen die aangeven hoelang bepaalde documenten bewaard moeten worden. Het niet naleven van deze bewaartermijnen kan leiden tot boetes of andere juridische consequenties. In dit artikel geven we een overzicht van de belangrijkste bewaartermijnen voor verschillende soorten administratie.
Algemene bewaartermijnen
In het algemeen geldt dat je administratie minimaal zolang moet bewaren als de wettelijke bewaarplicht. Daarnaast moet je rekening houden met de periode waarin je te maken kunt krijgen met een controle of bezwaar.
- Fiscaal: Voor de Belastingdienst moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit omvat onder andere de jaarrekeningen, facturen, bankafschriften en loonadministratie. Deze bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin het belastingjaar is afgesloten.
- Verkoop en inkopen: Facturen die je ontvangt of uitreikt, moet je 7 jaar bewaren. Dit geldt zowel voor facturen waarop btw is vermeld als voor andere zakelijke facturen.
- Personeelsadministratie: Voor arbeidscontracten, loonstroken en andere personeelsadministratie geldt eveneens een bewaartermijn van 7 jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de arbeidsovereenkomst eindigde.
- Onroerend goed en eigendommen: Documenten gerelateerd aan de aankoop, verkoop of huur van onroerend goed dienen vaak langer bewaard te worden, meestal tot 10 jaar na de laatste transactie.
Specifieke voorbeelden en uitzonderingen
Naast de algemene regels kunnen er specifieke situaties of documenten zijn die afwijkende bewaartermijnen kennen:
- Medische gegevens en verzekeringen: Deze gegevens moeten meestal 15 jaar worden bewaard in verband met wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheid.
- Notariële akten: Notariële akten zoals testamenten en eigendomsoverdrachten worden vaak voor onbepaalde tijd bewaard door notarissen.
- Bankgegevens en financiële documenten: Bankafschriften en andere financiële documenten moet je minimaal 5 jaar bewaren, afhankelijk van de inhoud en het gebruik.
Wat gebeurt er als je documenten niet bewaart?
Het niet naleven van de bewaarplichten kan leiden tot sancties, vooral bij fiscale controles. De Belastingdienst kan je verplichten om ontbrekende gegevens alsnog te overleggen, en bij het niet kunnen leveren hiervan kunnen boetes worden opgelegd. Het is daarom verstandig om een goede administratie te voeren en deze op de juiste wijze te bewaren.