Incassokosten komen vaak voor in het bedrijfsleven
Als ondernemer krijg je vroeg of laat te maken met openstaande facturen. Soms betaalt een klant niet op tijd en moet je stappen ondernemen om je geld te krijgen. Dat kan leiden tot incassokosten, zowel wanneer je deze moet betalen als wanneer je ze zelf in rekening brengt. De Belastingdienst heeft duidelijke regels over de fiscale behandeling van incassokosten. Veel ondernemers bellen de Belastingtelefoon om te weten wat ze wel en niet mogen aftrekken.
Incassokosten die je moet betalen
Wanneer je zelf te laat betaalt aan een leverancier of dienstverlener, kunnen incassokosten in rekening worden gebracht. Deze kosten mag je als zakelijke uitgave opvoeren, zolang de oorspronkelijke schuld ook zakelijk is. Denk aan een te laat betaalde inkoopfactuur of dienst voor je bedrijf. De incassokosten vormen dan onderdeel van de zakelijke kosten. Ze verlagen de winst en dus ook de belasting die je uiteindelijk betaalt.
Voorwaarde is zakelijk karakter van de kosten
De Belastingdienst maakt onderscheid tussen zakelijke en privé-uitgaven. Incassokosten zijn alleen aftrekbaar als ze betrekking hebben op zakelijke verplichtingen. Betaal je een privéfactuur te laat en wordt er een incassobureau ingeschakeld, dan zijn die kosten niet aftrekbaar. Het is daarom belangrijk om betalingen voor privé en zakelijk goed te scheiden. Een duidelijke administratie helpt om dit onderscheid helder te houden.
Incassokosten bij innen van een vordering
Als een klant niet betaalt en je schakelt zelf een incassobureau of deurwaarder in, brengt dat kosten met zich mee. Ook deze incassokosten zijn zakelijk aftrekbaar. Het gaat hier om kosten die je maakt om jouw omzet daadwerkelijk te innen. De Belastingdienst ziet dit als onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Deze kosten mag je dus aftrekken van de winst, waardoor je minder belasting betaalt. Dat geldt ook als je uiteindelijk niet het volledige factuurbedrag ontvangt.
Incasso in het buitenland
Steeds meer ondernemers doen zaken over de grens. Ook bij buitenlandse klanten kunnen facturen onbetaald blijven. Als je een incassobureau in het buitenland inschakelt, gelden dezelfde fiscale regels. De incassokosten die je betaalt om een buitenlandse vordering te innen, zijn aftrekbaar zolang de vordering zakelijk is. Wel moet je de gemaakte kosten goed kunnen aantonen, bijvoorbeeld met facturen van het incassobureau of juridische documenten. Werk daarom vooral samen met officiële incassobureau’s ; informatie hierover vind u op het internationale platform collection industry
Terugbetaling of vergoeding van kosten
In sommige gevallen betaalt de klant uiteindelijk niet alleen de openstaande factuur, maar ook de incassokosten. In dat geval moet je de ontvangen vergoeding opnemen in je administratie. Deze vergoeding telt mee als omzet of opbrengst. Het bedrag dat je eerder als kosten hebt opgevoerd, wordt dan deels gecompenseerd. De Belastingdienst verwacht dat je dit netjes verwerkt in je boekhouding.
Belang van een goede administratie
Incassokosten kunnen snel oplopen, zeker als een zaak wordt overgedragen aan een gerechtsdeurwaarder of advocaat. Een goede administratie is daarom essentieel. Je moet duidelijk kunnen aantonen welke kosten je hebt gemaakt, waarvoor en op welk moment. Ook moet blijken dat de kosten een direct verband hebben met je zakelijke activiteiten. Zonder bewijs kan de Belastingdienst de aftrek weigeren.
Invloed op de winst en belasting
Alle zakelijke incassokosten verlagen de belastbare winst. Dat betekent dat je uiteindelijk minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting betaalt. Ondernemers die regelmatig te maken hebben met wanbetalers, merken dat deze kosten structureel kunnen worden. Veel ondernemers bellen de Belastingtelefoon om te weten hoe zij deze kosten het beste kunnen verwerken in hun administratie. Zeker bij internationale incasso’s spelen er vaak extra vragen over bewijs en verwerking.